Gestión Documental

 

La gestión documental engloba toda la tecnología y procedimientos que han sido creados para la gestión y el acceso a grandes cantidades de información generada en la empresa. El conocimiento es unos de los activos más valiosos de una organización, por lo que es vital disponer de una correcta gestión de los documentos creados, los cuales a menudo se hallan dispersos y en numerosos formatos.

Los sistemas de software orientados al Document Management abarcan todo el ciclo de los documentos, desde el momento en el que se reciben o se crean hasta el momento en el que son eliminados o conservados, dependiendo de su valor.

Las nuevas tecnologías junto a las prácticas profesionales actuales logran crear plataformas de almacenamiento, catalogo y resguardo seguras y confiables. De esta forma todas las áreas clave de la empresa pueden obtener acceso a los activos, a bajo costo y de forma eficiente.

 

Beneficios y Ventajas de los Gestores documentales

 

Ahorro de tiempo

Reduce el tiempo dedicado a la búsqueda y localización de todo tipo de documentos archivados, gracias a la centralización de su base de datos en un servidor al que se accede a través del navegador del PC del usuario.

Mayor Acceso

Facilita el acceso simultaneo de usuarios desde lugares distintos a documentos compartidos, incrementando la productividad de los equipos de trabajo colaborativo.

Mejor conservación del documento

Los documentos originales quedan protegidos ya que después de la digitalización no necesitan ser manipulados. Además el documento digital asegura estabilidad y permanencia de las imágenes.

Respaldo y seguridad

La digitalización de todos los documentos asegura que, ante una eventual pérdida, se pueda acceder a la información y se tenga una copia de respaldo.

Acceso a la información

¿Cuánto se tarda en buscar un documento: levantarse, rastrearlo, encontrarlo y si se necesita mandarlo a otro lugar, escanearlo? Al tener sus documentos digitalizados, sólo se necesita hacer un click. El acceso al documento digital es instantáneo, puede consultarse on-line.

Ahorro de espacio físico

La digitalización permite liberar superficies antes destinadas a guardar los documentos. Además aumenta considerablemente la capacidad de almacenamiento ya que la información pasa a alojarse en soportes digitales.

Ahorro económico de papel

Al conservar una copia digital del archivo se disminuye la cantidad de impresiones y fotocopias. De esta manera, además, se toma una medida que colabora con la conservación del medio ambiente

Calidad en la captura de la imagen

El control de calidad durante la captura de la imagen digitalizada asegura una imagen de alta definición. Además se puede mejorar la calidad de aquellas imágenes que tengan legibilidad reducida.

Ahorro de tiempo en la realización de publicaciones multimedia

Al tener los documentos digitalizados se puede armar todo tipo de presentación de manera más ágil. Los datos están siempre accesibles de manera instantánea.

Incremente su Seguridad

Sus documentos están más seguros, porque evita la manipulación, deterioro y pérdida de los mismos porque en el día a día se manejan las versiones electrónicas.

Resguardos automaticos

Se implementan medidas técnicas de seguridad en los sistemas de información mediante la utilización de backups, copias en remoto, etc.

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Nuestras soluciones

Trabajamos sobre las plataformas más reconocidas en DMS. Desarrollamos los planes de implementación interactuando con los especialistas de la compañia obteniendo resultados inmediatos.

 

Plataformas Utilizadas

  • Alfresco
  • Nuxeo
  • Owl
  • CPproject

 

Para conocer más sobre las soluciones, casos de éxito o por consultas no dude en comunicarse a info@acrosoluciones.com.